העולם שלנו הוא עולם של מידע. לכל עסק יש מחשב עם תוכנה ייעודית שנאסף בה מידע רב על העסק, מלאי, רכש, לקוחות וספקים.
לעיתים קרובות מאגרי מידע אלה שוכבים כאבן שאין לה הופכין. כיצד נוכל להשתמש במידע הזה לצרכי העסק?
זוהי רק דוגמא למאגרי המידע הבסיסי שנאסף במחשב של כל עסק קמעונאי:
- מידע על הכנסות לפי שנה, חודש, יום ושעה
- מכירות לפי מחלקות מוצרים ופריטים
- רווחיות גולמית לפי מחלקות ופריטים
- רכש לפי ספק, לפי פריט ומידע על מלאי לפי מחלקות ופריטים
- בחלק מהקופות נאסף מידע אודות שעות עבודה של העובדים
- מכירות לפי לקוחות, לפי סוכן, לפי ערוץ מכירה
- רכש לפי ספקים
זהו רק המידע הבסיסי. על המידע הגולמי הזה ניתן לקבל חיתוכים לפי זמן, חיתוכים בין מכירות לפי מחלקות, פריטים, לקוחות, ספקים, לפי רווחיות, מכירות לפי עובד ועוד מגוון רחב של מידע ונגזרות של מידע שעומד לרשותנו בלחיצת כפתור. כמו כן עומדים לרשותנו מאגרי מידע חיצוניים כגון: ידע ענפי, מידע אודות לקוחות, מתחרים, ספקים ומידע כללי שעומד לרשותנו ממקורות חינמיים או בתשלום נמוך.
אנו יכולים להשתמש במידע העומד לרשותנו לשפר את ביצועי העסק שלנו. למכסם את רווחיות העסק, להגדיל את הכנסותיו, להקטין את הוצאותיו, לשפר את תהליכי קבלת ההחלטות שלנו ולבסס אותן במקום רק על ניסיון ואינטואיציה, גם על מידע ונתונים.
להלן מספר דוגמאות לדרך שבה אנחנו יכולים לנצל את המידע שעומד לרשותנו לטובת העסק שלנו:
- השוואת הכנסות לאורך זמן על מנת להתכונן נכון לעונתיות שבועית, חודשית או שנתית על מנת לתזמן את ההזמנות שלנו נכון יותר ולצורכי ניהול זמן וניהול עובדים.
- בחינת אחוז הרווח לפי מוצרים ולשפר את הרווחיות הגולמית.
- לבצע הזמנות וניהול מלאי המבוסס על הרווחיות הגולמית של העסק.
- לעקוב אחרי ההזמנות של הלקוחות שלנו והרווחיות הגולמית מכל לקוח.
- מעקב אחרי עלויות המוצרים והשוואות בין ספקים שונים ביחס לעלויות המוצרים שנרכשים מהם.
- ניהול תזרים המזומנים של העסק תוך בחינת הצ'קים העתידיים לספקים ביחס לצפי ההכנסות העתידיות של העסק.
- בחינת הוצאות העובדים ביחס להכנסות העסק ושמירה על יחס מיטבי בין הוצאות העובדים להכנסות העסק.
הדרך הטובה ביותר ליישם את השימוש במאגרי המידע העומדים לרשותנו היא ליצור שיטת ניהול שיטתית. השיטה שאני מציע היא זו: פעם בשבוע אנחנו מקדישים לניהול העסק, מדובר על לא יותר משעה שעתיים בשבוע. לעסק קטן אין צורך ביותר מכך. עלינו לקבוע מספר דוחות ששם מופיעה האינפורמציה הדרושה לצורך קבלת החלטות ומעקב אחר ביצועי העסק. את הדוחות נוציא מהקופה או מתוכנת הניהול של העסק ונבצע מספר ניתוחים קבועים על נתוני הדוחות שעל בסיסם נקבל החלטות ניהוליות. הדוחות והניתוחים חוזרים על עצמם כך שלאחר מספר פעמים כל תהליך הניהול יהיה מהיר ויעיל. במידה והתוצאות מתאימות ליחסים ולכללים שקבענו מראש, הכל בסדר ואנו יכולים להמשיך בניהול השוטף של העסק. במידה ולא אז נוכל לתקן את הטעון תיקון במהירות ללא הפסד כספי מיותר.
המון בהצלחה
יגאל ספיר, מנכ"ל אלסר מזון