בתקופה לפני החגים אחד הדברים החשובים ביותר שעסק בתחום הקמעונאות המזון עומד בפניו הוא תכנון המלאי לקראת החגים. פחות מידי ונפסיד לקוחות והכנסות, יותר מידי ונשאר עם עודף מלאי, פגי תוקף ותזרים מזומנים בעייתי. במאמר הזה ננסה להציע מספר דרכים שיאפשרו לנו ניהול מלאי נכון יותר ביחס לתקופת החגים.
המטרה הראשית שלנו היא ליצור צפי מכר לתקופת החגים. ישנן שתי שיטות מרכזיות ליצור צפי מכר:
- על בסיס מכר של שנים עברו.
- על בסיס היחס בין המכר בחודש רגיל למכר בתקופת החגים.
ראשית, נתייחס לשיטה הראשונה. אם אפשר, עדיף להוציא מכר של שנתיים או אפילו שלוש שנים אחורה. בשלב הבא יש לעשות ממוצע מכר של כל מוצר או לפחות לעשות מכר לפי מחלקות. ממוצע זה יספק לנו כיוון ראשוני של כמה להזמין השנה.
על מנת לחדד את ההזמנות שלנו ביחס למוצרים ספציפיים עלינו לעשות שני דברים:
- קביעת מלאי ברזל לכל מוצר. מלאי הברזל בתקופת החגים תקבע על בסיס ממוצע המכירות של אותו המוצר בשלושת השנים האחרונות בחודש של החגים.
- התאמות מלאי הברזל בחג ביחס למספר ימי העבודה בכל תקופה החגים, ימי ערב חג וימי מוצאי חג.
לצורך התאמות מלאי עושים ממוצע מכר של שלוש שנים אחרונות ומפרקים את המכר לימי חול, ערבי חג ומוצאי חג. בונים את צפי ההזמנות על בסיס ממוצע המכר בימי ערב חג, מוצאי חג וימי חול, סופרים כמה ימים כאלה ישנם השנה ומזמינים על בסיס זה.
השיטה השנייה מבוססת על מחקים שהראו כי קיים מתאם בין רמת המכירות בכל השנה לבין המכירות בחגים. אם מדובר בשנה חלשה כנראה שגם המכירות בחגים תהיינה חלשות ולהיפך. לדוגמא, אם בשלושת השנים האחרונות בחודש החגים מכרנו ב- 50% יותר מהמכירות בחודש רגיל, אז כנראה שגם השנה היחס יהיה דומה. אם נדע את יחס המכירות הממוצע בין חודש החג לבין חודש רגיל, נוכל לצפות את המכירות בחג הקרב לפי אותו היחס למכירות שלנו בחודשים הרגילים לפני החג בשנה זו. גם לפי שיטה זו כדאי להתאים את ההזמנות לפי ימי החול, ערבי החג ומוצאי החג, כפי שהצענו בשיטה הראשונה.
נקודה חשובה נוספת שעלינו לקחת בחשבון היא אופי הלקוחות שלנו בתקופת החגים. האם מדובר במשפחות שקונות אוכל לארוחות חג או במטיילים מזדמנים שמגיעים לאזור, אולי העסק שלכם ממוקם דווקא באזור של עסקים ומשרדים ואז בתקופת החגים המכירות דווקא עלולות לרדת בגלל שהעובדים בחופש. תנסו להתאים את ההזמנות ואת מגוון המוצרים לאופי הרכישה של הלקוחות שלכם בתקופת החגים.
אבל להסתכל על העבר זה לא מספיק, צריך גם לנתח את ההווה. מצב כלכלי, מצב הרוח הכללי, מוצרים חדשים שיוצאים לקראת החגים, מבצעים של הספקים. כל אלו הן נקודות נוספות שעלינו לקחת בחשבון כאשר אנחנו קובעים אילו מוצרים נזמין וכמה.
המון בהצלחה וחג שמח.