מרבית העסקים יודעים שהם נמצאים בצרות רק לאחר שמגיעה שיחת הטלפון מהפקיד בבנק שמבשרת להם כי החשבון שלהם נמצא בחריגה ועליהם להפקיד כסף בדחיפות. מהנקודה הזאת בד"כ מתחיל מחול שדים שבמהלכו אנו מנסים להבין כיצד הגענו למצב הזה וכיצד עלינו לצאת ממנו. לצערי בד"כ הצעד היחיד כולל לקיחת הלוואה שניתן לדמות אותה לכדור אקמול שמעביר את כאב הראש, אבל ממש לא פותר את הבעיה, רק דוחה אותה וכשהיא חוזרת, כאב הראש הרבה יותר חזק.
ישנן 2 נקודות שמעקב שוטף אחריהן יכול לפתור את מרבית הבעיות שלנו או לפחות להתריע זמן ניכר מראש על קיומה של בעיה ולאפשר לנו זמן לפתור אותה בניחותא.
שתי הנקודות הן: ניהול מלאי ותזרים מזומנים.
למה זה קורה ? שילוב בין חוסר שליטה על המלאים ובמקביל מסירת צ'קים לספקים לפי תנאי האשראי הרגילים של העסק מבלי להתחשב מה תהיינה ההכנסות בתקופה זו.
מה צריך לעשות כדי לא להיקלע לסיטואציה הזאת ?
ראשית, המלאי. יש לבדוק את המלאי הקיים, להוציא מהמחסן למדפים מלאי מת בצורת מבצעים ולנסות ולמכור מה שכבר קיים. עדיף לרכוש רק מה שצריך ורק אם באמת בטוחים שאפשר למכור אותו.
עכשיו לתזרים המזומנים. הבעיה המרכזית נוצרת כאשר אנו נותנים צ'קים מראש בלי לצפות מה תהייה ההכנסה בחודש בו יורד הצ'ק. במקרה שלנו מדובר בירידה בהכנסות עקב המצב הבטחוני, אבל הצ'קים שניתנו לתקופה הזאת היו עבור קניות שהתבצעו על בסיס הכנסות הרגילות של העסק. זה יוצר בעיה כי מצד אחד ההוצאות של העסק לא ירדו ומהצד השני ההכנסות כן ירדו והן לא מאזנות את ההוצאות.
הפתרון המהיר במקרה הזה הוא ליצור דוח תזרים מזומנים עתידי ל- 3 חודשים קדימה. זה דוח פשוט שכולל 4 סעיפים: צפי הכנסות של שלושה חודשים קדימה, הוצאות תפעול ועובדים, החזר הלוואות והוצאות קבועות מהבנק וכמובן המשכורת שלנו.
עכשיו לחלק החשוב. סכום הצ'קים שמותר לנו לתת:
צפי הכנסות - כל ההוצאות הקבועות = מכסימום סכום הצ'קים שמותר לתת לאותו החודש.
במידה ועדיין יש הפרש בין הצ'קים שנתנו לבין ההכנסות, אפשר לפעול במספר ערוצים:
- לבקש מהספקים לא להפקיד את הצ'קים, אלה במועד מאוחר יותר כשתתאזנו מבחינת ההכנסות.
- להגדיל את תנאי האשראי אותם אתם מקבלים מהספקים.
- לקחת הלוואה מהבנק שתאפשר כיסוי של הפער שנוצר.
- להפסיק לתת צ'קים ולעבור לתשלום על בסיס מזומן. זו שיטה קשה לביצוע כי הספקים ילחצו ויהיה לכם פחות אפשרויות לקנות סחורה, אבל אם תצליחו לעמוד בזה, אתם משיגים הכי הרבה: גם מקטינים באופן דרסטי את הקניות שלכם, לא מגדילים את החוב לספקים ואת חוב לבנק.